BAB
I
PENDAHULUAN
I.
Latar belakang
Surat merupakan bagian yang terpenting dalam
kegiatan organisasi dan non organisasi karena surat merupakan salah satu sarana
komunikasi yang dapat menyampaikan informasi secara tertulis. Sehingga surat
merupakan suatu alat interaksi antar organisasi maupun non organisasi, dan
surat memiliki kelebihan yaitu harganya relarif murah, daya jangkau lebih luas,
bersifat formal dan efektif, dapat disimpan sebagai arsip. Meskipun alat
komunikasi semakin berkembang yang lebih efektif dan efisien, seperti email, faksimale,
telepon dan lain-lain. Namun surat tetap menjadi pilihan utama yang dapat digunakan
dalam organisasi resmi.
II.
Rumusan Masalah
·
Apa arti dan fungsi surat ?
·
Bagaimana syarat-syarat surat yang baik
?
·
Bagiman bahasa surat yang baik ?
·
Apa saja bagian-bagian surat ?
·
Bagaimana contoh surat ?
III.
Tujuan
·
Mengetahui arti dan fungsi surat.
·
Mengetahui syarat-syarat surat yang baik.
·
Mengetahui bahasa surat yang baik.
·
Mengetahui bagian-bagian surat.
·
Mengetahui contoh surat.
BAB
II
PEMBAHASAN
Ø Arti dan fungsi surat
Definisi
Surat adalah sarana yang digunakan untuk menyampaikan informasi yang dilakukan
secara tertulis dari pihak pengirim ke pihak penerima. Dan fungsi dari surat
sebagai alat komunikasi pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, dan
lain-lain, yang dapat dijadikan alat penyimpanan arsip atau dokumentasi dari
suatu kegiatan.
Ø Syarat – syarat surat yang baik.
Syarat-syarat
surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria berikut ini :
a) Surat
disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu :
·
Penyusunan bentuk surat tepat sesuai
dengan pedoman yang telah ditentukan.
·
Pengetikkan surat harus dilakukan dengan
benar, jelas, bersih, dan rapi.
·
Penggunaan kertas sesuai dengan ukuran
yang ditentukan.
b) Isi
surat dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Agar penerima pesan
surat dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, dan akurat. Sehingga pengirim
dapat memperoleh jawaban sesuai dengan waktu yang diharapkan.
c) Bahasa
yang digunakan adalah bahasa baku, yang sesuai dengan kaidah bahasa indonesia
dan EYD (ejaan yang disempurnakan), kalimat bahasa surat harus efektif, logis,
dan nada surat yang digunakan harus hormat, sopan, dan simpatik.
Ø
Bahasa surat yang baik.
Bahasa
surat yang baik harus memenuhi kriteria berikut ini :
a) Bahas
baku
b) Bahasa
jelas dan tidak bermakna ganda
c) Lugas
d) Efektif
dan efisien
e) Bahasa
terpadu, ditiap gagasan dituangkan dalam 1 (satu) paragraf, dan ciri-ciri
paragraf yang baik :
·
Mengandung kesatuan isi
·
Kepaduan antar kalimat
·
Ada pengembangan gagasan pokok
f) Bernalar
g) Mengandung
bahasa kosa kata yang tepat, optimis,
dan menghindari pengungkapan secara langsung.
Ø Bagian-bagian surat
1) Kepala
surat :
Untuk mengetahui nama
dan alamat kantor atau organisasi mengenai badan, organisasi atau instansi dari
pengirim surat.
Kepala surat terdiri
atas :
·
Nama kantor badan, organisasi atau
instansi
·
Alamat lengkap
·
Nomor telepon dan faksimili
·
Nomor kotak pos
·
Email atau situs website perusahaan atau
organisasi
·
Bentuk usaha
·
Lambang atau simbol dari organisasi atau
instansi
2) Tanggal,
bulan dan tahun surat
Untuk mengetahui kapan
pembuatan surat
Contoh:
28 Februari 2006
29 Juni 2006
3) Nomor
surat
Setiap surat resmi yang
keluar hendaknya diberi nomor, yang biasanya dinamakan nomor verbal (urut).
Nomor surat dan kode tertentu pada surat dinas itu berguna untuk:
a.
Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip
b.
Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat
c.
Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana surat diperlukan
d.Memudahkan
petugas kearsipan dalam menggolongkan penyimpanan surat
e.
Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu
Contoh nomor surat
105/Dir – MS/VI/06
Nomor urut surat keluar
Direktur
PT. Mandiri Sejahtera
Bulan
Juni
Tahun
2006
4) Lampiran
Dokumen-dokumen yang
disertakan ke dalam surat karena mempunyai kaitan dengan isi surat
Contoh :
lampiran : 2 (dua)
eksemplar atau 1 (satu) berkas.
5) Hal
atau perihal
Bagian yang berisi
pokok-pokok penting dalam isi surat, dalam penulisan perihal ada 3 cara yaitu:
a.
Sebelum penulisan alamat dalam
b.
Setelah penulisan selesai alamat dalam
c.
Setelah salam pembuka
6) Alamat
yang dituju
Sebagai petunjuk
langsung bagi penerima. Dalam penulisan alamat yang dituju ada dua cara penulisan
nama orang yang dituju :
a. Dengan mencantumkan
kata “Saudara, Bapak, Ibu”
b.
Namun apabila pengirim surat mau menyebut secara resmi dengan jabatan, pangkat,
atau gelar akademis yang ada pada penerima surat, di depan nama si tertuju
tidak perlu didahului sebutan Bapak, Ibu, Saudara.
Dinas pos menyarankan
agar dalam menuliskan alamat pada sampul surat hendaknya jelas dan lengkap
dengan Kode Pos agar memudahkan penyampaian surat.
7) Salam
pembuka
Tanda hormat dari
pengirim kepada penerima
Contoh :
Dengan
hormat,
Saudara
…….. yang terhormat,
Bapak
……… yang terhormat,
8) Isi
Alinea, terdiri dari :
·
Alinea pembuka
Merupakan pengantar ke
isi surat yang sesungguhnya guna menarik perhatian pembaca kepada pokok
pembicaraan dalam surat tersebut.
Contoh alinea pembuka
pada surat yang bersifat pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau laporan:
1.
Dengan ini kami beritahukan bahwa ……
2.
Bersama ini kami lampirkan …..
3.
Kami mengundang …..
4.
Sesuai dengan pemberitahuan ….
5.
Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa …..
6.
Perkenankanlah kami melaporkan
7.
Menyambung surat kami tanggal … No. ...
Namun apabila dalam
penulisan terdapat perkataan “bersama ini” hanya dipakai apabila pada surat ada
sesuatu yang disertakan atau dilampirkan.
Contoh alinea pembuka
pada surat balasan :
1.
Sehubungan dengan surat Saudara tanggal …… No. ...
2.
Membahas surat Saudara tanggal….. No. ...
3.
Memenuhi permintaan Saudara melalui surat tanggal …… No. ...
4.
Memperhatikan surat Saudara tanggal ... No. ...
5.
Surat Saudara tanggal .... No. .... telah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan
itu ……
·
Isi atau inti surat
Sesuatu yang ada di isi
surat yang membahas atau menyampaikan isi surat tersebut
·
Alinea penutup
Merupakan kesimpulan dari isi surat.
Dalam alinea penutup biasanya mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima
kasih kepada penerima surat dan pembicaraan telah selesai.
9) Salam
penutup
Tanda ucapan terimakasih dari
pengirim kepada penerima
10) Nama
Intansi
Nama dari suatu intansi atau
perusahaan yang bersangkutan agar pihak penerima mengetahui nama intansi dari
surat tersebut
11) Tanda
tangan penanggung jawab surat
Untuk mengetahui Surat yang
ditandatangani oleh pejabat yang berhak atau oleh orang lain atas nama pejabat
yang berwenang adalah sah.
12) Nama Jelas atau nama terang
Untuk mengetahui surat yang
disampaikan adalah surat resmi
13) NIP
atau jabatan
Dalam penulisan surat resmi harus selalu
dicantumkan NIP untuk mengetahui unit organisasi tiap departemen sehingga dapat
diketahui siapa dan apa jabatannya
14) Cap atau stempel
Apabila surat sudah ditanda tangan,
nama jelas, dan sudah tercantum NIP atau jabatan maka akan dicap atau di
stempel untuk menyatakan bahwa surat tersebut adalah resmi dan sudah diketahui
oleh pihak yang bersangkutan
15) Tembusan
Untuk mengetahui siapa saja yang
terlibat
16) inisial
sebagai
tanda pengenal nama dari mereka yang membuat surat (pengetik surat tersebut)
Ø Contoh surat rekomendasi
TYNO INDONESIA ARWAYS
Jl.
Ir. H. Juanda No. V BR
Jakarta
Pusat
Nomor : SKT/02/09 5
Mei 2009
Lampiran
: -
Prihal
: Surat Rekomendasi
Dengan
hormat,
Dengan
perantaraan surat ini kami menyatakan bahwa :
Nama :
Michael Antonius Tholense
Jabatan : Presiden Direktur
Alamat : Jl. Sukaraja No. 05, Jakarta Utara
Adalah
benar klien kami dalam bidang usaha pengiriman cargo atau titipan kilat.
Demikian,
surat rekomendasi ini kami buat agar dipergunakan sebagaimana mestinya.
Manajer
Pemasaran
Wilayah
Jakarta Pusat
Lina
Anggreni
BAB III
PENUTUP
Maka
seiring perkembangan alat komunikasi yang semakin modern, efektif dan efisien
dalam menyampaikan komunikasi yang berupa informasi kepada pihak lain, maka
tidak akan merubah kegiatan dalam perusahaan, organisasi, atau intansi untuk
tetap menggunakan surat dalam menyampaikan informasi yang berbentuk formal
kepada pihak yang berkepentingan, karena surat memiliki sifat yang formal, baku,
sopan, dan lain-lain. Sehingga surat tidak akan pernah hilang atau terkalahkan oleh
alat komunikasi yang semakin modern.
Sumber
:
Pertanyaan
dan jawaban :
1. Sarana
yang digunakan untuk menyampaikan informasi yang dilakukan secara tertulis dari
pihak pengirim ke pihak penerima. Merupakan pengertian dari ?
a.
Surat *
b.
Kop surat
c.
Bentuk surat
d.
Fungsi surat
2. Alat
komunikasi pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, dan lain-lain, yang
dapat dijadikan alat penyimpanan arsip atau dokumentasi dari suatu kegiatan. Merupakan
penjelasan dari ?
a. Fungsi
surat *
b. Surat
c. Jenis
surat
d. Jawaban
b dan c benar
3. Dibawah
ini manakah yang bukan bahasa surat yang baik ?
a. Bahas
baku
b. Bahasa
jelas dan tidak bermakna ganda
c. Lugas
d.
Menggunakan bahasa gaul *
4. Dibawah
ini manakah yang bukan termasuk syarat-syarat surat yang baik ?
a.
Surat disusun dengan teknik penyusunan
yang benar
b.
Isi surat dinyatakan secara ringkas,
jelas, dan eksplisit
c. Bahasa
yang digunakan adalah bahasa baku, yang sesuai dengan kaidah bahasa indonesia
dan EYD (ejaan yang disempurnakan)
d.
Isi surat bertele-tele*
5. Ada
berapakah yang termasuk bagian-bagian surat ?
a.
16 *
b.
12
c.
14
d.
13
